Hall, escaliers, paliers, ascenseur ou encore local à poubelles : l’entretien des parties communes fait partie des dépenses régulières d’un immeuble. Mais qui choisit le prestataire ? Qui contrôle son travail ? Et surtout, comment cette dépense est-elle répartie ? Chez Copro’Assist, nous retrouvons ces charges dans la comptabilité des copropriétés que nous accompagnons et leur suivi mérite d’être suffisamment précis pour éviter les incompréhensions.
Qui organise le nettoyage de copropriété ?
Le nettoyage de copropriété concerne les espaces communs dont l’entretien doit être assuré pour l’ensemble des occupants. Le syndic joue un rôle central dans cette organisation puisqu’il agit pour le compte du syndicat des copropriétaires.
Selon les besoins de l’immeuble, l’entretien peut être réalisé par un employé ou un gardien lorsque cette mission est prévue, ou être confié à une entreprise spécialisée.
La fréquence doit surtout correspondre à la réalité de la résidence. Un petit immeuble avec peu de passages ne nécessite pas nécessairement la même organisation qu’une copropriété comportant plusieurs bâtiments et des espaces communs très fréquentés.
Gardien ou entreprise : qui réalise concrètement l’entretien ?
Lorsque la copropriété dispose d’un gardien ou d’un employé d’immeuble, certaines tâches de ménage peuvent faire partie de ses missions. Leur périmètre doit toutefois être clairement défini.
L’autre possibilité consiste à externaliser le nettoyage de copropriété auprès d’une entreprise. Dans ce cas, le contrat doit permettre d’identifier précisément ce qui est compris dans la prestation.
Il peut notamment préciser :
- La fréquence des passages ;
- Les espaces concernés ;
- Le lavage des sols et des escaliers ;
- L’entretien des surfaces vitrées ;
- Le nettoyage du local à poubelles ;
- La fourniture éventuelle des consommables.
Plus le contrat est précis, plus il devient simple de contrôler la prestation et de rapprocher son contenu du montant facturé.
Comment sont répartis les frais de nettoyage ?
Les dépenses de nettoyage de copropriété sont généralement intégrées aux charges de l’immeuble et réparties entre les copropriétaires selon les règles applicables.
Le règlement de copropriété reste donc un document essentiel pour comprendre la répartition retenue, notamment lorsque la résidence comporte plusieurs bâtiments ou des espaces qui ne concernent pas tous les lots de la même manière.
Du côté du syndic, chaque facture doit être correctement enregistrée afin que les dépenses réellement engagées puissent ensuite être rapprochées du budget prévisionnel et des provisions appelées.
Cette rigueur facilite la régularisation annuelle et permet aux copropriétaires de comprendre ce qu’ils ont effectivement payé pour l’entretien de leur immeuble.
Que faire lorsque la prestation semble insuffisante ?
Un hall régulièrement sale ou des passages non effectués peuvent rapidement susciter des mécontentements. Avant de remettre en cause l’ensemble du contrat, il est utile de comparer la situation avec les prestations réellement prévues.
Si le nettoyage de copropriété doit être effectué deux fois par semaine et que certains passages sont absents, le syndic dispose d’éléments concrets pour intervenir auprès du prestataire.
Les problèmes rencontrés peuvent être consignés avec leur date et, lorsque cela est pertinent, accompagnés de photographies. Le syndic peut ensuite demander une intervention corrective ou revoir les conditions du contrat si les difficultés persistent.
Pourquoi contrôler les dépenses lors de la clôture des comptes ?
Chez Copro’Assist, nous savons qu’une dépense récurrente peut facilement passer inaperçue lorsqu’elle varie progressivement au fil des mois. Pourtant, les prestations d’entretien doivent elles aussi être contrôlées au moment de préparer les comptes annuels.
Il faut notamment rapprocher les factures enregistrées du contrat et vérifier leur bonne affectation comptable. Une prestation supplémentaire ou une modification tarifaire doit pouvoir être identifiée clairement.
Dans le cadre de notre accompagnement des syndics, nous pouvons prendre en charge l’arrêté des charges de copropriété afin de préparer et contrôler les éléments nécessaires à la clôture annuelle.
Comment maîtriser durablement le budget de nettoyage de copropriété ?
Un nettoyage de copropriété efficace ne consiste pas nécessairement à multiplier les interventions. L’objectif est plutôt d’adapter la prestation à la fréquentation et aux caractéristiques de chaque immeuble.
Chez Copro’Assist, notre rôle est notamment de permettre aux syndics de disposer d’une comptabilité suffisamment précise pour suivre ces dépenses et repérer plus facilement une évolution inhabituelle.
Contrat clairement défini, factures correctement enregistrées et contrôle lors de la clôture constituent ainsi trois réflexes simples pour maintenir des charges compréhensibles et faciliter leur présentation aux copropriétaires.