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COPRO’ASSIST
Cabinet Comptable au Service des Syndics Pros
Tout au long de l’année, Copro’Assist cabinet comptable de copropriété apporte son expertise aux syndics professionnels en proposant des formules adaptées pour les accompagner et les assister dans la bonne gestion de leur copropriété.
L’entreprise Copro’Assist a été créée en mars 2014 par Daniel Allouche après plus de quinze années passées au sein de syndics professionnels aussi bien dans des groupes que dans des cabinets familiaux et indépendants.
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LES LOGICIELS MAÎTRISÉS
Gérer au mieux les fonds de la copropriété mérite une optimisation de la comptabilité. Un cabinet expert peut se charger de la saisie et de la tenue des documents comptables (le livre journal, le grand livre, les balances générales). Toutes les opérations courantes sont effectuées pour le compte de la copropriété. Le cabinet garantit la comptabilité en partie double. Les charges sont encaissées et correctement imputées et les fournisseurs payés. Il assure les relations avec les différents prestataires ou partenaires et peut négocier ou renégocier certains contrats (contrats de maintenance). Le prestataire gère l’ensemble des flux financiers et établit le budget prévisionnel pour chaque exercice. Il assure la clôture des comptes et élabore les différents bilans. Il détermine le résultat de l’exercice et formalise son imputation. Au final, le cabinet va prendre en charge la gestion administrative, financière et comptable du patrimoine immobilier que les propriétaires lui ont confié.
Pourquoi faire appel à un comptable de copropriété ?
Le fonctionnement d’une copropriété, dévolu au Syndic, est spécifique et complexe. Tout au long de l’année, il se doit de tenir une comptabilité et de mettre ainsi à disposition des propriétaires, toutes les informations financières relatives à la gestion de l’immeuble. En tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires, il agit en leur nom pour tenir à jour les documents comptables et soumettre les comptes au vote de l’assemblée générale. Pour un syndic bénévole, il peut être très difficile de s’acquitter de cette mission, car le formalisme est strict. De plus en plus de syndics se tournent vers un cabinet expert pour externaliser cette prestation.
Les bénéfices de l’externalisation de la prestation comptable
Le cabinet a un rôle de conseil et d’accompagnement voire d’assistance dans la bonne gestion financière de la copropriété. Une gestion optimisée permet de nouveaux investissements, des travaux supplémentaires ou de l’entretien. C’est un atout pour la pérennisation des biens communs. La fiabilité des informations présentes dans les documents comptables est garantie. La comptabilité est effectuée par le biais d’une nomenclature claire et précise. La législation et ses différentes évolutions sont respectées. Il assure les écritures comptables, élabore les divers documents obligatoires et leur présentation. Lorsqu’une copropriété a des difficultés financières, le cabinet peut dresser un état des lieux et en tant que consultant, trouver des solutions visant à rétablir l’équilibre financier. Il peut procéder si besoin à un audit des comptes de copropriété ou à un contrôle de gestion de ceux-ci. Il effectue des analyses régulières et rédige des comptes-rendus de ses observations. Il met à disposition ses rapports pour informer les propriétaires de la situation financière de leur immeuble. Le cabinet comptable devient l’interlocuteur privilégié du syndic, garant de la solidité de la gestion immobilière.
Le métier de comptable de copropriété est crucial pour assurer l’équilibre financier d’une copropriété. Il s’occupe de la tenue des comptes, de la gestion du budget et du suivi des dépenses. Autonome et réactif, son rôle nécessite une disponibilité constante pour répondre aux requêtes des copropriétaires. Avec un marché de l’emploi dynamique, c’est un métier porteur d’opportunités.
Comprendre le rôle du comptable copropriété
Le comptable de copropriété remplit des missions très spécifiques. Sa première fonction est de définir les dépenses à venir et ainsi établir le budget requis pour des projets comme les travaux, les charges et les rénovations. Il est également responsable de la tenue et de la clôture des comptes à la fin des interventions. Cela implique la rédaction des bilans comptables et la mise en place d’un suivi financier et administratif.
effet, le comptable copropriété est le garant de l’équilibre financier de la copropriété. Iltient les comptes au quotidien et rédige les documents officiels. Il est essentiel qu’il soit rigoureux, méthodique et logique pour assurer correctement ses tâches. Dans sa fonction, il travail au sein d’un syndic de copropriété, qui a aussi des responsabilités en termes de gestion financière.
Il est aussi important de noter que la comptabilité de copropriété est soumise à des règles spécifiques, comme le plan comptable prévu par l’arrêté du 14 mars 2005. Ce plan divise la comptabilité de la copropriété en cinq grandes catégories de comptes. Des classes comptables qui représentent les grands postes de produits et de charges.
Les compétences requises pour être comptable copropriété
En plus des compétences en comptabilité et gestion financière, le comptable de copropriété requiert des compétences spécifiques liées au domaine immobilier. Il doit posséder des connaissances solides en droit immobilier et être familier avec les logiciels de comptabilité spécifiques à la gestion de copropriété. Il doit aussi faire preuve de rigueur et d’organisation pour gérer efficacement les comptes
et s’assurer du respect des procédures comptables. De plus, de bonnes compétences en communication sont nécessaires pour interagir avec les différents acteurs de la copropriété (copropriétaires, syndics, prestataires de services…). Enfin, la maîtrise des outils informatiques est indispensable pour assurer un suivi efficace des comptes.
- Connaissances en droit immobilier
- Utilisation de logiciels comptables
- Rigueur et organisation
- Compétences en communication
- Maîtrise des outils informatiques
Les responsabilités quotidiennes d’un comptable copropriété
La gestion des comptes de charges
La gestion des comptes de charges est une tâche clé du comptable de copropriété. Cela englobe la comptabilisation des charges locatives et de copropriété, qui sont généralement enregistrées dans les subdivisions du compte 60 « Achats ». Les impôts et sont également pris en charge et comptabilisés dans le compte 63 « Impôts et taxes ».
De plus, la gestion des comptes de charges comprend également le contrôle des charges comptabilisées par le syndic. Cela nécessite une lecture et une exploitation précises des documents comptables de la copropriété. Il est à noter que les copropriétaires peuvent demander à consulter les pièces justificatives des charges facturées.
En outre, le comptable de copropriété doit être capable de gérer les situations conflictuelles liées aux contentieux en recouvrement de charges de copropriété. Il doit veiller à ce que la comptabilité soit juste et bien tenue pour éviter toute prétention de comptabilité injuste ou fallacieuse.
Enfin, la gestion des comptes de charges implique également l’établissement des états financiers à chaque fin d’exercice. Cela comprend la répartition des charges et le suivi des procédures pré-contentieuses.
Le suivi des appels de fonds
Dans le cadre de ses responsabilités, le comptable de copropriété se charge aussi du suivi des appels de fonds. Ceux-ci sont essentiels pour couvrir les dépenses courantes et exceptionnelles de la copropriété. Ils sont généralement demandés sur une base trimestrielle, mais peuvent aussi être sollicités de manière exceptionnelle en cas de travaux imprévus ou de charges supplémentaires.
Le comptable de copropriété doit s’assurer que :
- Chaque appel de fonds contient les détails nécessaires comme la date, le destinataire (le copropriétaire), les détails des postes du budget de la copropriété, les numéros des lots du copropriétaire et le montant des postes du budget à répartir.
- Les appels de fonds sont envoyés à temps pour garantir une trésorerie suffisante pour la copropriété.
- Les paiements sont suivis correctement et les arriérés sont gérés efficacement pour éviter les déséquilibres financiers.
Ce suivi est crucial pour assurer une gestion financière saine de la copropriété. En cas de non-paiement par un copropriétaire, le comptable doit initier les procédures de recouvrement appropriées.
La préparation du bilan annuel
La préparation du bilan annuel est une tâche majeure du comptable de copropriété. Ce document, synthétisant l’état des finances de la copropriété, retrace les actifs et les passifs de l’immeuble. Le comptable de copropriété doit produire ce bilan au moins une fois par an.
Il doit ensuite être soumis à l’approbation lors d’une assemblée générale des copropriétaires. Celle-ci doit être convoquée par le syndic de copropriété dans un délai de 6 mois à compter de la clôture de l’exercice comptable.
Pour préparer ce bilan, le comptable doit passer en revue les dépenses et recettes de l’année écoulée. Il doit aussi prendre en compte les charges, régularisations annuelles et les provisions.
Enfin, le comptable doit veiller à ce que le résultat de l’exercice soit égal à zéro. C’est-à-dire que la différence entre les recettes et dépenses doit être très voisin de zéro.
Le contrôle des comptes trimestriels ou semestriels
Dans le cadre de ses responsabilités, le comptable de copropriété effectue un contrôle régulier des comptes, généralement sur une base trimestrielle ou semestrielle. Ce contrôle minutieux permet de vérifier la validité des factures, de les rapprocher avec les contrats ou commandes, et de vérifier leur bonne imputation comptable. C’est un moment crucial dans la gestion d’une copropriété, qui nécessite une grande rigueur et une connaissance
approfondie du domaine immobilier et des règles comptables en vigueur.
Il est conseillé d’effectuer ce contrôle régulièrement pour éviter que le conseil syndical ne soit submergé et ne passe à côté d’éléments importants. De plus, cette démarche est essentielle pour préparer l’assemblée générale dans les meilleures conditions. En effet, les comptes de la copropriété doivent être clôturés à la fin de chaque année comptable, généralement le 31 décembre, et approuvés lors de l’assemblée générale.
En plus du contrôle des comptes, le comptable de copropriété doit également être capable de fournir un récapitulatif détaillé des dépenses aux copropriétaires, afin de garantir la transparence et l’exactitude des comptes.
L’expert comptable en copropriété : un niveau supérieur ?
L’expert-comptable en copropriété représente un niveau supérieur dans la hiérarchie de la gestion financière d’une copropriété. Il va au-delà de la tenue des comptes et joue un rôle plus stratégique.
Il est chargé d’élaborer le budget des différents postes comptables et assure le suivi administratif et financier des dossiers liés à la copropriété. Il est par ailleurs un conseiller précieux pour les syndics de copropriété, grâce à son expérience et sa connaissance pointue des réglementations en vigueur.
En outre, l’expert-comptable en copropriété peut être sollicité pour effectuer des audits des comptes, garantissant ainsi la transparence et la légalité de la gestion financière. Enfin, il s’assure que toutes les formalités de copropriété sont remplies, permettant ainsi de gagner du temps et d’assurer la pérennité du bien immobilier.
Exercice de la profession : les documents annexes du syndicat
L’exercice de la profession de comptable de copropriété nécessite la maîtrise de divers documents annexes. Parmi ceux-ci, on retrouve les 5 annexes comptables qui sont obligatoires et dont le modèle est établi par décret. Celles-ci sont essentielles à la compréhension de la situation financière de la copropriété :
- L’état financier après répartition (Annexe 1)
- Le compte de gestion général (Annexe 2)
- Le compte de gestion pour opérations courantes (Annexe 3)
- Les deux autres annexes non spécifiées dans les résultats de recherche
Ces documents, qui doivent être joints à la convocation de l’assemblée générale, apportent des informations sur les charges, les produits courants/exceptionnels, les travaux en cours, etc. De plus, le syndic doit adresser un projet d’état individuel de répartition des comptes de chaque copropriétaire.
En complément, le comptable de copropriété doit être capable de lire et exploiter les documents comptables tels que :
- Le grand livre des comptes
- Le livre journal
- La balance
La maîtrise de ces documents est indispensable pour assurer une gestion financière rigoureuse et transparente de la copropriété.
Copro’Assist : votre partenaire en comptabilité de copropriété
Notre équipe de comptables spécialisés dans la copropriété est dédiée à la tenue irréprochable des comptes, garantissant ainsi l’équilibre financier et la transparence exigée par les copropriétaires et les conseils syndicaux.
Chez Copro’Assist, nous comprenons que chaque syndic est unique. C’est pourquoi nous personnalisons nos services pour répondre précisément aux besoins de vos copropriétés, qu’il s’agisse de la préparation de votre budget annuel, de la gestion minutieuse des appels de fonds ou encore du suivi rigoureux des charges et des dépenses. Notre engagement est de fournir une assistance comptable qui allie réactivité et autonomie, avec une disponibilité constante pour répondre efficacement à toutes vos requêtes.
Notre maîtrise des normes comptables spécifiques au secteur immobilier, appuyée par l’utilisation de logiciels comptables de pointe, nous permet d’offrir un service de haut niveau.
En plus de notre compétence en gestion financière, nous sommes fiers de notre expertise en droit immobilier, essentielle pour naviguer dans le cadre réglementaire de la copropriété.
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