Externalisation / Sous-traitance de la comptabilité des copropriétés.

Gérer au mieux les fonds de la copropriété mérite une optimisation de la comptabilité. Un cabinet expert peut se charger de la saisie et de la tenue des documents comptables (le livre journal, le grand livre, les balances générales). Toutes les opérations courantes sont effectuées pour le compte de la copropriété. Le cabinet garantit la comptabilité en partie double. Les charges sont encaissées et correctement imputées et les fournisseurs payés. Il assure les relations avec les différents prestataires ou partenaires et peut négocier ou renégocier certains contrats (contrats de maintenance). Le prestataire gère l’ensemble des flux financiers et établit le budget prévisionnel pour chaque exercice. Il assure la clôture des comptes et élabore les différents bilans. Il détermine le résultat de l’exercice et formalise son imputation. Au final, le cabinet va prendre en charge la gestion administrative, financière et comptable du patrimoine immobilier que les propriétaires lui ont confié.

Le fonctionnement d’une copropriété, dévolu au Syndic, est spécifique et complexe. Tout au long de l’année, il se doit de tenir une comptabilité et de mettre ainsi à disposition des propriétaires, toutes les informations financières relatives à la gestion de l’immeuble. En tant que représentant légal du syndicat des copropriétaires, il agit en leur nom pour tenir à jour les documents comptables et soumettre les comptes au vote de l’assemblée générale. Pour un syndic bénévole, il peut être très difficile de s’acquitter de cette mission, car le formalisme est strict. De plus en plus de syndics se tournent vers un cabinet expert pour externaliser cette prestation.

Le cabinet a un rôle de conseil et d’accompagnement voire d’assistance dans la bonne gestion financière de la copropriété. Une gestion optimisée permet de nouveaux investissements, des travaux supplémentaires ou de l’entretien. C’est un atout pour la pérennisation des biens communs. La fiabilité des informations présentes dans les documents comptables est garantie. La comptabilité est effectuée par le biais d’une nomenclature claire et précise. La législation et ses différentes évolutions sont respectées. Il assure les écritures comptables, élabore les divers documents obligatoires et leur présentation. Lorsqu’une copropriété a des difficultés financières, le cabinet peut dresser un état des lieux et en tant que consultant, trouver des solutions visant à rétablir l’équilibre financier. Il peut procéder si besoin à un audit des comptes de copropriété ou à un contrôle de gestion de ceux-ci. Il effectue des analyses régulières et rédige des comptes-rendus de ses observations. Il met à disposition ses rapports pour informer les propriétaires de la situation financière de leur immeuble. Le cabinet comptable devient l’interlocuteur privilégié du syndic, garant de la solidité de la gestion immobilière.